Att möten utmynnar i frustration snarare än inspiration är mer regel än undantag, enligt Monica Wallén, som skrivit en bok i ämnet med namnet Bättre möten på jobbet. I drygt tio år arbetade hon inom socialvård, både som social- och personalsekreterare. Monica Wallén har också femton år inom IT-branschen bakom sig där hon bland annat arbetat med försäljning, information och affärsutveckling i roller som informationschef, regionchef, säljchef med mera. Under denna tid var hon med på många dåliga möten. Hon menar att nästan alla möten behöver förändras.

– Idag satsar man stora resurser på att kvalitetssäkra lednings- och produktionssystem. Jag tycker att det är minst lika viktigt att kvalitetssäkra möten, anser Monica Wallén.

Möten slarvas bort
Arbetsplatsträffar är viktiga med inslag av olika mötestyper, men de slarvas ofta bort genom att chefen håller monolog och genom att vara på tok för långa. För att få dem att fungera måste mötesledaren, som absolut inte behöver vara chefen, låta andra glänsa. En bra chef gör mötena bra. Samtidigt definierar de hur ledaren är.

– Under möten har man en enorm möjlighet att utnyttja den samlade kompetensen i företaget och låta människor som kanske varit tysta i flera år komma till tals, något som kan få stora positiva effekter, anser Monica Wallén.

Det finns, enligt henne, tre typer av möten. Den första typen är informationsmötet där en grupp om maximalt 20 personer informeras om olika saker. Hon vill dock att dessa hålls korta, begränsade till 15 minuter. Det är också viktigt att inte överlasta med information under dessa möten.

– Många mötesledare har mycket att lära av utbildningsväsendet. Där lär de sig att ingen orkar lyssna intensivt i mer än sju minuter och att alla behöver sträcka på benen inom 40 minuter efter mötet börjat, berättar hon.

Arbetsmöten
Den andra typen av möten är arbetsmöten, där medarbetare ska arbeta tillsammans. Arbetsmöten tycker hon ska bestå av, som mest, tio personer där alla ska få ordet och där alla ska vara aktiva. Sista typen av möten är beslutsmöten, som kan ske i små eller i större grupper där det är tydligt att beslut ska tas och vad gruppen har mandat att besluta om. Styrelsemöten är ett exempel på beslutsmöte.

Enligt Monica Wallén blandar många samman olika mötestyper där mötesdeltagarna ofta inte vet varför de är där och vad de förväntas göra. Ofta vittnar deltagarna om att de inte känner att de berörs av frågan. Hon tycker samtidigt att man har ett ansvar som mötesdeltagare, att förbereda sig och inte vara en passiv deltagare.

– Bra möten kan lyfta en hel organisation och genom att få del av personalens samlade kompetens går det att få oanade positiva effekter. Men det är viktigt att låta alla växa i processen och att utvärdera sina möten, säger Monica Wallén.